깔끔하고 명료한 보고서를 만드는
비즈니스 글쓰기 3원칙
저자는 비즈니스 글쓰기의 목표란 ‘읽을 사람이 핵심을 쉽고 빠르고 정확하게 파악하게 하는 것’이라며, 한 번에 통하는 보고서의 비결을 세 가지 원칙으로 정리했다.
첫 번째 원칙은 ‘두괄식’이다. 두괄식으로 써야 하는 이유는 의사결정자인 독자에게 핵심을 먼저 전달함으로써 논의를 간단히 하고 곧장 결론을 이끌어내는 데 있다.
두괄식에는 세 가지 유형이 있다. ‘결론을 맨 위로’, ‘핵심 포괄’, ‘큰 그림 속에서 논의 대상 거론’이다. 두괄식으로 쓰라는 원칙은 문단뿐만 아니라 한 문장에서도 적용되고, 문장의 일부인 문구에서도 적용된다. 여러 문단을 놓고 볼 때도 첫 문단에서 핵심을 짚어주고 요약을 제시하면 독자가 헤매지 않게 된다.
두 번째 원칙은 ‘가지런하고 짜임새 있게 구조화하기’다. 글쓰기의 기본 단위는 문단이다. 문단 단위로 글을 써야 간결해진다. 목차를 가른 뒤 각 목차 속에서 문단을 나누고 문단 속 정보를 적절하게 배치하면 보고서가 짜임새 있게 완성된다.
구조화의 기본은 비슷한 항목을 묶고 각 항목에 범주를 붙이는 것이다. 문장을 모아 목차를 부여한다고도 할 수 있다. 즉 구조화는 문단을 구성하고, 문단 내 정보를 위계에 따라 배치하는 것을 말한다. 이때 구성한 단계를 부호와 들여쓰기로 시각화하는 형식이 개조식이다. 개조식에서 문단 구성과 문단의 범주(목차명) 작성이 맞물려서 이뤄진다. 이때 목차명과 내용이 대응하도록 신경 써야 한다.
세 번째 원칙은 ‘겹치지 않게 빠짐없이 쓰기’다. 글로벌컨설팅그룹 맥킨지&컴퍼니가 제시한 논리적 사고 기법인 MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive: 상호 배제와 전체 포괄)를 보고서 작성에 적용했다. 업무용 글을 작성할 때는 문장에서도, 문단에서도, 글 한 편에서도 반복과 중첩을 피해야 한다. 이를테면 ‘약 50만 원 정도’라는 문구에서 ‘약’과 ‘정도’는 의미가 겹친다. ‘기대감’과 ‘불안감’에서 ‘기대’나 ‘불안’은 이미 감정을 나타내는 단어이므로 ‘감’이 불필요하다. 한 문장에는 불필요한 부분이 한 글자라도 있으면 안 되고, 한 단락에는 필요 없는 문장이 하나라도 있으면 안 된다고 저자는 강조한다.
‘겹치지 않게’ 쓰기보다 더 중요한 원칙이 ‘누락 없이’ 쓰기다. 핵심 정보를 빠뜨리면 보고서의 오류에 그치지 않고 업무 차질로 이어지기 때문이다. 이를테면 ‘육하원칙’처럼 정보의 세부적인 요소를 세트로 묶어 항목별로 점검하는 방식, 체크리스트를 활용해 빠진 부분을 확인하는 방식, 독자의 예상 질문을 정리해보는 방식이 누락 없이 쓰는 비결이다.
또한 경영진에게까지 올라가는 보고서를 작성할 때는 핵심요약문을 마련해야 한다. 핵심요약문은 경영진의 빠른 의사결정을 돕기 위한 문서다. 따라서 당연히 두괄식으로 작성해야 한다. 일반적으로 보고서의 전체 내용을 1쪽 분량으로 요약하고 전략과 요점 등 주요 포인트를 정리하여 제시한다.
‘전방위 글쟁이’ 백우진의 명쾌하고 꼼꼼한 가이드
실제 기관과 기업에서 쓰인 예문을 활용한 첨삭 지도
이 책에는 공공기관 및 기업에서 실제로 사용된 업무용 글쓰기 예문 113개를 실었고 각 예문에는 첨삭과 함께 해설을 달았다. 특히 [원문]과 [대안]을 나누어 ‘오답노트’ 방식으로 보여줌으로써 원래 글과 수정 후 개선된 글을 한눈에 비교해볼 수 있도록 배치했다. 그냥 모범 보고서를 하나 보여주고 참고하라고만 하지 않고 첨삭 내용을 자세히 말하는 이유에 대해 저자는 이렇게 말한다. “업무용 글의 대표적 사례인 보고서는 누구나 익히면 상급 수준으로 작성할 수 있다. 다만 이러한 기술도 적절한 지침과 손에 잡히는 예시를 통해서 학습해야 한다. 그래야 시행착오를 거치지 않고 역량을 축적해나갈 수 있다.”
5~7장에서는 본격적으로 여러 종류의 업무용 글을 실제로 살펴보면서 글쓰기의 요령을 배울 수 있다. 5장 ‘실전 연습 1: 유형별 글쓰기 가이드’에서는 조직 운영제도 보고서, 모집 공고문, 개선 방안 보고서, 사업계획서, 회의 안내문, 보도자료 등 실무에서 사용되는 문서의 작성법을 실제 예문과 첨삭을 통해 생생하게 보여준다. 6장 ‘실전 연습 2: 문장 쓰기 가이드’에서는 하나의 문장을 쓰더라도 간결하고 설득력 있게 읽히는 작성법을 구체적으로 안내한다. 매력적이고 주목도가 높은 첫머리 쓰는 법, 동급 요소는 동일 형식으로 쓰기(구구절절), 가까운 요소는 가깝게 배치하기, 문장을 동사로 끝냄으로써 열린 문장 쓰기, 긴 문장을 여러 문장으로 나누기, 다양한 역접 접속사로 변화 주기 등을 다루었다.
7장 ‘실전 연습 3: 숫자, 표, 그래프 작성의 기본’에서는 업무용 문서에서 자주 쓰이는 숫자와 표 및 그래프의 정확한 작성법을 익힐 수 있다. ‘매출이 전년 대비 -8% 감소했다’, ‘주가 -8% 하락’, ‘과반수 이상’, ‘약 40~50여 편’ 등 자주 발견되는 ‘틀린 표현’의 옳은 대안도 알려준다. 또 보고서에 표나 그래프만 넣는 경우가 많은데, 이때도 글로 표나 그래프 내용을 설명해주고 그다음에 표나 그래프로 뒷받침해야 읽는 이가 핵심을 쉽게 파악할 수 있다. 그 외에 기간 수치와 시점 수치의 정확한 표현 방법, 증가율을 표현할 때 헷갈리기 쉬운 산술평균과 기하평균의 차이와 계산 방법 등을 확인할 수 있다.
사업과 조직의 언어에 익숙지 않은 사회초년생이든, 업무에 막 익숙해지기 시작한 실무자급 직원이든, 보고서를 작성하고 결재받아야 할 책임자인 팀장이든 ‘비즈니스 글쓰기 능력’은 몸값을 높이는 핵심 무기다. 30년 경력의 전문가가 알려주는 맞춤식 강의를 통해 당신의 경쟁력을 높여보자.
