우리는 왜 시간이 부족할까? 장점으로 위장한 4가지 ‘시간 도둑’
우리가 늘 업무 시간이 부족하다고 느끼는 것은 쓸데없는 일에 낭비되는 시간이 많기 때문이다. 이 ‘시간 도둑’들은 마치 업무에 도움이 되는 장점처럼 위장하고 있다. 첫 번째 시간 도둑은 ‘추진력 도둑’이다. 최대한 많은 일을 처리해야 직장에서 인정받을 수 있다고 생각하지만 업무의 양과 실제 성과는 비례하지 않는다. 두 번째는 ‘탁월함 도둑’이다. 탁월함에 매몰되면 완벽주의에 빠져 필요한 수준 이상으로 디테일에 집착해 시간을 뺏기게 된다. 세 번째는 ‘정보 도둑’이다. 사람들은 정보를 많이 취합하고 분석할수록 일의 완성도도 높아진다고 생각한다. 그러나 꼬리에 꼬리를 물며 정보를 확장하면 일의 본질에서 벗어나기 쉽다. 네 번째는 ‘부지런함 도둑’이다. 과도하게 빽빽한 일정은 생각을 제한하고 에너지를 고갈시켜 업무 효율을 떨어트린다. 시간 도둑에게 홀리면 ‘진짜 중요한 일’에 집중할 시간이 줄어들어 시간의 노예가 되기 쉽다. 문제는 ‘내 장점은 부작용이 없고 훌륭하다’라고 착각하기 쉽다는 것이다. 당연하다. 그렇게 생각하기 쉽다는 게 시간 도둑이 위험한 이유다.

어떻게 시간을 확보할 수 있을까? 쓸모없는 부분을 깎아내는 ‘단순화 질문’
세계적 업무 컨설턴트 줄리엣 펀트는 이 책에서 시간 도둑을 찾아내고, 중요한 일과 그렇지 않은 일을 선별하기 위한 방법으로 ‘4가지 단순화 질문’이라는 해결법을 제시한다. 단순화 질문은 어떠한 상황이 닥쳤을 때 그 일에 대해 몇 가지 질문을 던짐으로써 일의 중요도와 긴급성을 판단하는 방법이다. 회의 요청을 받았을 때, 프로젝트 진행 제안을 받았을 때, 고객의 시급한 요청을 받았을 때, 거래처에 메일을 보내기 직전에, 어떤 일을 다른 사람에게 위임해야 할 때까지 다양한 상황에서 활용할 수 있다. 무엇보다 단순화 질문이 중요한 이유는 질문을 던지는 순간 필연적으로 일의 속도를 늦추고 ‘멈춤’을 제공한다는 점이다. 이 멈춤은 우리에게 경직된 사고에서 벗어나 새로운 가능성과 창의적인 발상을 떠올릴 수 있는 기회로 안내한다.
시간은 어떻게 ‘화이트 스페이스’가 되는가? ‘쐐기와 옐로 리스트’
단순히 쉴 수 있는 시간, 멈춤의 시간을 확보한다고 화이트 스페이스가 생기진 않는다. 화이트 스페이스는 일반적인 명상이나 마음챙김과는 다르다. 여백의 시간이 창조와 혁신이라는 업무적 성과로 전환될 가능성으로 차 있다는 것이 화이트 스페이스의 특별함이다. 그렇다면 언제 화이트 스페이스를 만들 수 있을까? 업무를 하는 도중일까 아니면 업무와 업무 사이일까. 얼마나 많은 화이트 스페이스가 필요할까? 화이트 스페이스의 한계와 경계는 어떻게 정해야 할까? 개인적인 업무에 한정될까, 팀이나 회사 단위까지 적용할 수 있는 걸까. 무엇보다 이 시간 동안 ‘어떤 생각’을 해야 하는지 궁금할 것이다. 회의와 회의 사이 10분간의 전략적 멈춤의 시간과, 업무 보고서를 제출하기 직전 1분 동안 가지는 멈춤의 시간, 그리고 하루 일과를 마치고 집으로 돌아와 소파에 기대 앉아 쉬는 30분간의 멈춤은 제각각 다른 성질을 띠고 있다. 저자는 강제적으로 행동을 멈추는 ‘쐐기’와 시급하지 않는 일을 선별하여 정리하는 법인 ‘옐로 리스트’와 같이 화이트 스페이스를 만드는 구체적인 방법부터 응용 사례까지 상세히 안내한다.

어떻게 동료와 고객을 설득할 수 있을까? 예스맨에서 벗어나게 하는 ‘모래시계 전략’
여기까지 읽은 독자라면 ‘불필요한 일을 없애 시간을 확보하라니. 회사는 혼자 다니는 것도 아닌데, 나 혼자 그렇게 마음먹는다고 되겠어?’라고 반문할지 모른다. 지당하신 말씀이다. 각자 맡은 바에 집중하기 위해 매주 금요일을 회의 없는 날로 정했다고 하자. 처음 한 달은 모두가 충실히 지킨다. 그러다 누군가 “금요일이란 건 알지만 정말 만나서 의논해야 합니다”라고 말한다. 몇 달이 지나면 금요일 회의 금지라는 규칙은 온데간데없이 사라진다. 한쪽을 누르면 다른 쪽이 삐져나오는 풍선처럼 보고서를 줄이면 슬랙이나 팀스 같은 협업툴의 메시지가 폭증한다. 이게 일반적인 조직이다. 금요일 오후에 월요일 아침까지 자료를 취합하라는 상사의 말에 ‘노’라고 말할 수 있는 사람도 드물 것이다. 걱정하지 않아도 된다. 반사적으로 일을 받아들이기 전에 합리적으로 일을 걸러내도록 도와주는 ‘모래시계 전략’에서부터 닦달하는 고객을 진정시키고 과도한 일을 요구하는 상사를 설득하는 방법까지 알려줄 테니까 말이다. 어떤 식으로 말해야 하며 어떤 단어는 쓰면 안 되는 지까지 모두 알게 될 것이다.

진짜 성장은 행동하지 않는 시간에 일어난다
운동을 제대로 해보려는 사람들에게 고수들이 강조하는 게 있다. 바로 ‘휴식’이다. 휴식을 소홀히 하면 부상에 취약해지고 근육도 제대로 성장하지 못한다. 물리적으로 행동하지 않는 시간이, 바로 근육이 성장하는 시간이다. 업무도 마찬가지다. 육체적, 정신적 피로에 시달리면 업무 성과가 떨어진다는 것은 수많은 연구로 증명된 사실이다. 맡은 업무가 너무 많은가? 빠르게 회신하지 않는 동료에게 화가 나는가? 그 일에 얼마나 에너지를 쏟아야 하는지 결정하기 어려운가? 회의 시간이 불필요하게 길다고 느껴지거나 다른 일이 신경 쓰여 현재 하는 일에 집중하기 어려운가? 창조적인 사고를 떠올리고 자신의 능력을 업그레이드하기 위해 지금 바로 ‘화이트 스페이스’하라.